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Responsabilità amministrativa della società (D.Lgs. 231/2001): modello organizzativo di gestione e controllo (c.d. MOG)

12 Aprile 2019 | Responsabilità amministrativa degli enti ex d.lgs. 231/2001

Nel documento «Principi consolidati per la redazione dei modelli organizzativi e l'attività dell'organismo di vigilanza, prospettive di revisione del D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231» (pubblicato dal CNDCEC a febbraio 2019) sono individuati alcuni principi per la predisposizione del MOG e per la redazione del codice etico da parte delle società.

 

In merito alla predisposizione del MOG, per renderlo aderente alla realtà organizzativa e operativa delle singole società, è opportuno, tra l’altro:

1) integrarlo con gli altri sistemi aziendali di gestione e controllo per valutarne l'effettivo funzionamento;

2) analizzare i processi relativi ad attività sensibili in relazione ai seguenti aspetti:

  • aree/funzioni coinvolte, per individuare il capo del processo e i soggetti che intervengono nello svolgimento delle diverse attività;
  • modalità di attuazione dell’illecito, approfondendo non solo i reati direttamente realizzabili, ma anche i reati e le attività «strumentali»;
  • sistema di controllo interno e presidi di prevenzione esistenti;
  • livello di rischio in relazione alla possibile commissione di reati-presupposto;
  • eventuale introduzione di nuove procedure di controllo e di mitigazione del rischio per ridurre lo stesso alla condizione di «accettabile»;

3) rendere trasparente e tracciabile lo svolgimento di ogni processo, sia in termini di archiviazione documentale sia a livello di sistemi informativi.

4) evitare che un processo venga gestito in autonomia da una sola persona: le diverse attività che lo compongono non devono essere assegnate a un solo individuo, ma suddivise tra più attori. Per questo, le procedure aziendali devono garantire la separazione tra le fasi di:

  • decisione;
  • autorizzazione;
  • esecuzione;
  • controllo;
  • registrazione e archiviazione;

5) rendere trasparente la gestione delle risorse finanziarie.

 

In merito al codice etico è opportuno esplicitare gli impegni e le responsabilità morali nella conduzione degli affari e delle attività gestionali svolte dai soggetti che agiscono per conto della società (ad esempio amministratori, dipendenti, consulenti ecc.) in relazione con tutti i soci della società (ad esempio clienti, fornitori, collaboratori ecc.). Pur non essendo possibile definire un modello, sono individuabili alcuni elementi o sezioni in cui articolare il codice etico e cioè:

  • premessa, in cui si delinea la visione etica della società e le modalità con le quali vuole conseguire il proprio scopo;
  • destinatari e perimetro di applicazione, in relazione ai soggetti tenuti a osservare i principi, gli obiettivi e gli impegni previsti dal codice;
  • principi etici, che stabiliscono i comportamenti da tenere e i doveri da rispettare nei confronti dei portatori di interesse;
  • norme di comportamento e rapporti con i soci;
  • attuazione, controllo e diffusione, allo scopo di rispettare i principi e gli standard etici all’interno e all’esterno della società, garantendone l’efficacia nel tempo;
  • meccanismi disciplinari e previsione di sanzioni connesse alle violazioni delle regole di comportamento.

L'incarico di vigilare sul rispetto del codice può essere conferito non solo all'Organismo di Vigilanza (c.d. ODV), ma anche ad un organo appositamente dedicato alla verifica di conformità dei comportamenti (ad esempio un Comitato Etico). In quest'ultima ipotesi è necessario un raccordo di questo organo con l’ODV nel caso in cui le violazioni interessino anche la materia della responsabilità amministrativa degli enti.

 

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